Księgowość dla programistów i IT — B2B, klienci z zagranicy, ryczałt
Programista na B2B ma inne sprawy niż typowa JDG: klient często jest za granicą, faktury są w euro albo dolarach, a przy firmie z UE dochodzi rejestracja do VAT-UE. Dla większości usług IT stawka ryczałtu wynosi 12%. Prowadzimy księgowość takich działalności od 200 zł netto miesięcznie, po ukraińsku, rosyjsku i polsku, w całej Polsce online.
Czym różni się księgowość programisty
Sama działalność jest zwykłą JDG albo spółką — różnią się sytuacje, które w IT zdarzają się prawie zawsze. Kontrakt B2B zamiast etatu, klient w Niemczech, Holandii albo USA, wynagrodzenie w obcej walucie, sprzęt kupowany do pracy.
Każda z tych rzeczy ma swoje zasady w podatkach i w VAT. Kiedy księgowa zna je z góry, pierwsza faktura dla zagranicznego klienta wychodzi poprawnie i nie trzeba niczego korygować po kilku miesiącach.
Typowe sytuacje w IT i co robimy
Najczęstsze przypadki u programistów, testerów i projektantów pracujących na B2B.
| Sytuacja | Co to oznacza | Co robimy |
|---|---|---|
| Klient — firma z innego kraju UE | VAT rozlicza nabywca w swoim kraju (art. 28b ustawy o VAT); przed pierwszą usługą potrzebna rejestracja do VAT-UE — także przy zwolnieniu z VAT | Składamy VAT-R, pilnujemy informacji podsumowujących VAT-UE |
| Klient — firma spoza UE (np. USA) | Usługa nie jest opodatkowana VAT w Polsce | Sprawdzamy poprawność faktury i ujmujemy ją w ewidencji |
| Faktury w euro lub dolarach | Przychód przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem przychodu (art. 11a ustawy o PIT) | Przeliczamy każdą fakturę i różnice kursowe |
| Klient z Polski | Zwykła faktura — z VAT albo bez, jeśli korzystasz ze zwolnienia | Prowadzimy ewidencję i deklaracje |
| Zakup laptopa, monitora | Na skali i liniowym — koszt lub amortyzacja; na ryczałcie kosztów się nie odlicza | Księgujemy według Twojej formy opodatkowania |
Stan prawny na 5 października 2026 r. Jak to wygląda w Twojej firmie, zależy od formy opodatkowania i rodzaju usług.
Ryczałt w IT: 12% czy 8,5%
Dla większości usług IT stawka ryczałtu wynosi 12%. Przepis (art. 12 ust. 1 pkt 2b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym) obejmuje usługi związane z oprogramowaniem — programowanie, ale też projektowanie funkcji czy analizę dla oprogramowania.
Niższa stawka 8,5% dotyczy wąskich przypadków, na przykład wsparcia technicznego bez prac nad oprogramowaniem. Urzędy interpretują to coraz węziej, dlatego stawkę ustalamy według tego, co faktycznie robisz, jeszcze przed pierwszą fakturą.
Co obejmuje obsługa
W ramach miesięcznej opłaty:
- prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt) albo KPiR;
- deklaracje do urzędu skarbowego i pilnowanie terminów ZUS;
- przeliczanie faktur walutowych po kursie NBP;
- informacje podsumowujące VAT-UE przy klientach z UE;
- dostęp do programu do wystawiania faktur;
- stała księgowa, która zna Twoją firmę i odpowiada po ukraińsku, rosyjsku lub polsku.
Rejestracja do VAT-UE (VAT-R) to usługa jednorazowa — 150 zł netto.
Ile to kosztuje
Cena zależy od liczby dokumentów w miesiącu i od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT. Programista z jednym-dwoma klientami zwykle mieści się w pierwszym progu.
| Dokumentów w miesiącu | Bez VAT | Z VAT |
|---|---|---|
| do 5 | 200 zł netto | 250 zł netto |
| do 15 | 280 zł netto | 350 zł netto |
| do 25 | 340 zł netto | 390 zł netto |
Dokument to np. faktura, transakcja bankowa albo różnica kursowa. Pomoc w założeniu JDG — 0 zł przy umowie na obsługę na min. 12 miesięcy. Pełny cennik →
Jak zaczynamy współpracę
Rozmowa
Mówisz, dla kogo pracujesz, w jakiej walucie i jak się rozliczasz. Od razu mówimy, czego potrzebujesz — np. czy VAT-UE jest wymagany.
Umowa i dostęp
Umowę podpisujesz online profilem zaufanym, dostajesz dostęp do programu do faktur i kontakt do swojej księgowej.
Rejestracje
Jeśli trzeba — pomagamy założyć JDG i zgłaszamy VAT-UE, zanim wystawisz pierwszą fakturę dla klienta z UE.
Comiesięczne rozliczenia
Przesyłasz dokumenty elektronicznie, my liczymy podatek i ZUS i przypominamy o terminach.
Pytania o księgowość w IT
Jaka stawka ryczałtu dotyczy programisty?+
Dla większości usług IT — 12%. Obejmuje ona usługi związane z oprogramowaniem (art. 12 ust. 1 pkt 2b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym), w tym programowanie i analizę na potrzeby oprogramowania. Stawka 8,5% dotyczy wąskich przypadków, np. samego wsparcia technicznego. Stawkę ustalamy według usług, które faktycznie świadczysz.
Pracuję dla firmy z Niemiec. Czy potrzebuję VAT-UE?+
Tak. Przed pierwszą usługą dla firmy z innego kraju UE trzeba zarejestrować się do VAT-UE (art. 97 ust. 3 ustawy o VAT) — także wtedy, gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT. Zwolnienie zostaje, a VAT od usługi rozlicza klient w swoim kraju. Rejestrację składamy za Ciebie.
Jak rozliczacie faktury w euro i dolarach?+
Przychód przeliczamy na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu (art. 11a ustawy o PIT). Robimy to przy każdej fakturze, razem z różnicami kursowymi.
Ile kosztuje księgowość dla programisty?+
Od 200 zł netto miesięcznie przy działalności bez VAT i do 5 dokumentów w miesiącu; z VAT — od 250 zł netto. Programista z jednym-dwoma klientami zwykle mieści się w tym progu.
Jestem z Ukrainy. Czy mogę założyć JDG bez karty pobytu?+
Tak, jeśli masz PESEL ze statusem UKR — ochrona czasowa pozwala prowadzić JDG do 4 marca 2027 r. Pomoc w założeniu JDG kosztuje 0 zł przy umowie na obsługę na min. 12 miesięcy.
Muszę przychodzić do biura?+
Nie. Pracujemy online z klientami z całej Polski — dokumenty przesyłasz elektronicznie, umowę podpisujesz zdalnie profilem zaufanym. Biuro mamy w Rzeszowie, jeśli wolisz spotkać się na miejscu.
W jakim języku się kontaktujemy?+
Po ukraińsku, rosyjsku albo polsku — jak Ci wygodniej. Twoja księgowa odpowiada w tym samym języku.
Wycena jest bezpłatna
Napisz, jak pracujesz — powiemy, ile będzie kosztować obsługa i co trzeba załatwić na start.
Informacje zweryfikowane: 5 października 2026 r. Źródła:Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym — art. 12 (stawki ryczałtu) · Ustawa o podatku od towarów i usług — art. 28b i art. 97 · Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych — art. 11a (przeliczanie walut)