Kadry i płace — pracownicy bez papierowego chaosu
Zatrudniasz pierwszą osobę albo masz już zespół? Przygotujemy umowy, policzymy wynagrodzenia i składki, zgłosimy pracowników do ZUS i przypilnujemy terminów. Wyjaśniamy wszystko po ukraińsku i rosyjsku — także przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy.
Co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa
- Przygotowanie umów — o pracę, zlecenie lub o dzieło, wraz z dokumentami towarzyszącymi
- Zgłoszenie i wyrejestrowanie pracownika w ZUS (ZUA, ZWUA, ZCNA dla członków rodziny)
- Listy płac — wyliczenie wynagrodzenia netto, składek i zaliczki na podatek
- Miesięczne deklaracje ZUS DRA, RCA, RSA
- Roczne PIT-11 dla pracowników i PIT-4R dla urzędu
- Akta osobowe — prowadzenie i przechowywanie zgodnie z wymogami
- Ewidencja urlopów i zwolnień lekarskich, rozliczanie zasiłków
- Obsługa PPK, jeśli dotyczy Twojej firmy
Zatrudniasz obywateli Ukrainy?
To najczęstsza sytuacja wśród naszych klientów — i ma swoje odrębne zasady. Obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową (status UKR) mogą pracować na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy, które pracodawca składa przez portal praca.gov.pl w terminie 7 dni od zatrudnienia. To rozwiązanie prostsze niż standardowe zezwolenie na pracę — ale termin jest krótki i łatwo go przegapić przy pierwszym zatrudnieniu.
Przy zatrudnianiu sprawdzamy tytuł pobytowy pracownika i dobieramy właściwą procedurę — powiadomienie, zezwolenie albo oświadczenie. Zasady opisuje biznes.gov.pl.
Kalendarz obowiązków pracodawcy
| Termin | Obowiązek |
|---|---|
| przed dopuszczeniem do pracy | Umowa na piśmie, badania wstępne, szkolenie BHP |
| 7 dni od zatrudnienia | Zgłoszenie pracownika do ZUS (ZUA) · dla obywateli Ukrainy — powiadomienie w praca.gov.pl |
| do 20. dnia miesiąca | Deklaracje ZUS DRA/RCA i opłacenie składek za poprzedni miesiąc |
| do 20. dnia miesiąca | Zaliczka na PIT od wynagrodzeń pracowników |
| do 31 stycznia | PIT-4R do urzędu skarbowego za poprzedni rok |
| styczeń / luty | PIT-11 — do urzędu i dla pracownika za poprzedni rok |
Terminy ustawowe, stan na 2026 — potwierdź w źródłach albo zapytaj nas. Wszystkich tych terminów pilnujemy w ramach obsługi.
Ile to kosztuje
Zatrudnienie lub zwolnienie
za procedurę
Rozliczanie wynagrodzenia
za osobę miesięcznie
Ceny netto, doliczane do miesięcznej obsługi księgowej firmy. Przy większym zespole ustalamy stawkę indywidualnie. Pełne widełki obsługi księgowej znajdziesz w cenniku.
Obsługa firmy: cennik księgowości
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa?+
100 zł netto za procedurę zatrudnienia lub zwolnienia pracownika oraz 50 zł netto za osobę miesięcznie za rozliczanie wynagrodzenia. Kwoty doliczają się do miesięcznej obsługi księgowej firmy. Przy większym zespole ustalamy stawkę indywidualnie.
Czy jako cudzoziemiec prowadzący JDG mogę zatrudniać pracowników?+
Tak. Przedsiębiorca będący cudzoziemcem może zatrudniać zarówno obywateli Polski, jak i cudzoziemców, na tych samych zasadach i z tymi samymi obowiązkami co polski przedsiębiorca. Forma JDG tego nie wyklucza.
Jak zatrudnić obywatela Ukrainy?+
Osoby objęte ochroną czasową (status UKR) mogą pracować na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy, które składa pracodawca przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od zatrudnienia. Sprawdzamy tytuł pobytowy i składamy powiadomienie za Ciebie.
W jakim terminie trzeba zgłosić pracownika do ZUS?+
W ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli zwykle od dnia rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie ZUS ZUA składamy w ramach obsługi — razem z ewentualnym zgłoszeniem członków rodziny (ZCNA).
Czy prowadzicie akta osobowe?+
Tak. Zakładamy i prowadzimy akta osobowe zgodnie z wymogami, w podziale na wymagane części, oraz pilnujemy dokumentacji związanej z badaniami i szkoleniami BHP.
Czy obsługujecie umowy zlecenia i o dzieło?+
Tak — przygotowujemy umowy zlecenia i o dzieło, liczymy wynagrodzenia i składki oraz sporządzamy roczne informacje podatkowe. Podpowiemy też, która forma pasuje do charakteru współpracy.
Zatrudniasz i nie chcesz pilnować terminów?
Napisz do nas — przejmiemy kadry i płace razem z obsługą księgową. Po ukraińsku, rosyjsku i polsku.
Prowadzisz JDG? Księgowość dla JDG
Masz spółkę? Pełna księgowość sp. z o.o.
Źródła (stan na lipiec 2026): biznes.gov.pl — jak zatrudnić obywatela Ukrainy · zus.pl