Zmiana biura rachunkowego — bez chaosu w dokumentach
Możesz zmienić księgową w dowolnym momencie roku — nie musisz czekać do stycznia. Przejmujemy dokumenty i ewidencję po poprzednim biurze, sprawdzamy, w jakim stanie są księgi, i pilnujemy, żeby w trakcie przejścia nie wypadł żaden termin.
Kiedy warto zmienić księgową
- Nie odbiera telefonu i nie odpowiada na wiadomości — a terminy i tak są Twoje
- Nie tłumaczy, za co płacisz i dlaczego akurat tyle wychodzi podatku
- Podniosła cenę bez uprzedzenia albo dolicza opłatę za każde pytanie
- Dowiadujesz się o zmianach w przepisach z forów, nie od swojego biura
- Pojawiły się wezwania z urzędu albo korekty, o których nie wiedziałeś
- Bariera językowa — wszystko po polsku, a Ty chcesz zrozumieć szczegóły
Sama zmiana biura nie jest niczym nadzwyczajnym ani ryzykownym — to normalna zmiana usługodawcy. Ryzykowne jest zostawanie z obsługą, przez którą przestajesz panować nad terminami.
Boisz się, że przy zmianie zrobi się jeszcze większy bałagan?
To najczęstsza obawa — i zrozumiała. Dlatego zaczynamy od sprawdzenia, na czym stoisz, zanim cokolwiek podpiszemy: patrzymy, jakie deklaracje zostały złożone, czy są zaległości i jakich dokumentów brakuje. Dopiero potem mówimy, co trzeba zrobić i ile to kosztuje. Jeśli okaże się, że lepiej dokończyć rok u obecnej księgowej — powiemy to wprost.
Jak wygląda przejście — krok po kroku
1. Rozmowa i sprawdzenie stanu
Pytamy o formę działalności, VAT, pracowników i o to, co Cię niepokoi. Sprawdzamy, jakie deklaracje są złożone i czy są zaległości.
2. Lista dokumentów do odebrania
Dajemy konkretną listę tego, co masz odebrać od poprzedniego biura — ewidencje, deklaracje, rejestry VAT, dokumenty ZUS i kadrowe.
3. Wypowiedzenie i pełnomocnictwa
Podpowiadamy, jak zakończyć poprzednią umowę zgodnie z jej terminem. Podpisujemy umowę z nami i pełnomocnictwo (UPL-1) do składania deklaracji.
4. Przejęcie ewidencji
Wprowadzamy dane do naszego systemu, uzgadniamy salda i rozrachunki, sprawdzamy ciągłość rejestrów VAT i amortyzacji.
5. Pierwszy miesiąc u nas
Rozliczamy bieżący okres i pilnujemy, żeby w trakcie zmiany nie wypadł żaden termin — JPK, zaliczka na podatek ani ZUS.
Co odebrać od poprzedniego biura
- KPiR / ewidencję przychodów lub księgi rachunkowe za bieżący rok
- Rejestry VAT i wysłane pliki JPK
- Złożone deklaracje (PIT/CIT, VAT) wraz z potwierdzeniami wysyłki (UPO)
- Dokumenty ZUS — zgłoszenia i deklaracje rozliczeniowe
- Ewidencję środków trwałych i tabele amortyzacji
- Dokumentację kadrowo-płacową, jeśli zatrudniasz
- Faktury i dowody księgowe przekazane do biura
Biuro ma obowiązek wydać Twoją dokumentację — to Twoja własność. Jeśli pojawia się z tym problem, powiedz nam: podpowiemy, jak sformułować wezwanie.
Kiedy można zmienić biuro?
W dowolnym momencie roku — przepisy tego nie ograniczają. Zajrzyj tylko do obecnej umowy i sprawdź okres wypowiedzenia (najczęściej miesięczny). Najwygodniej przechodzić po zamknięciu miesiąca — wtedy poprzednie biuro kończy rozliczenie okresu, a my zaczynamy od czystego, pełnego miesiąca. Przy spółce z o.o. dodatkowo uzgadniamy moment przejęcia ksiąg, żeby zachować ciągłość zapisów.
Ile kosztuje przejście
Sprawdzenie stanu ksiąg
przed podpisaniem umowy
Przejęcie dokumentów
przy podpisaniu obsługi
Dalsza obsługa
JDG; spółka z o.o. od 300 zł
Ceny netto. Jeśli okaże się, że trzeba nadrobić zaległe okresy, wycenimy to osobno i podamy kwotę przed rozpoczęciem pracy — nigdy po fakcie.
Pełne widełki: cennik księgowości
Najczęstsze pytania
Czy mogę zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?+
Tak, w dowolnym momencie — przepisy tego nie ograniczają. Sprawdź tylko okres wypowiedzenia w obecnej umowie (zwykle miesiąc). Najwygodniej przechodzić po zamknięciu miesiąca.
Czy przy zmianie biura mogę stracić dokumenty?+
Dokumentacja księgowa jest Twoją własnością i biuro ma obowiązek ją wydać. Dajemy Ci konkretną listę tego, co odebrać, i sprawdzamy kompletność po przejęciu. Jeśli poprzednie biuro zwleka — podpowiemy, jak sformułować wezwanie.
Ile kosztuje przejęcie księgowości?+
Sprawdzenie stanu ksiąg i samo przejęcie dokumentów przy podpisaniu obsługi — 0 zł. Płacisz normalną stawkę miesięczną: JDG od 200 zł, spółka z o.o. od 300 zł netto. Jeśli trzeba nadrobić zaległe okresy, wyceniamy to osobno i z góry.
Co, jeśli poprzednia księgowa czegoś nie zrobiła?+
Najpierw sprawdzamy, czego brakuje: niezłożonych deklaracji, korekt, zaległości. Potem mówimy, co trzeba nadrobić, ile to potrwa i ile kosztuje. Nie oceniamy poprzedniego biura — porządkujemy stan faktyczny.
Czy zmiana biura wywoła kontrolę z urzędu?+
Nie. Zmiana biura rachunkowego to zwykła zmiana usługodawcy i sama w sobie nie jest powodem kontroli. Zmienia się jedynie pełnomocnik składający deklaracje w Twoim imieniu.
Prowadzicie obsługę po ukraińsku i rosyjsku?+
Tak — to jeden z głównych powodów, dla których klienci do nas przechodzą. Tłumaczymy dokumenty i decyzje w zrozumiałym języku, bez konieczności domyślania się z pism urzędowych.
Chcesz odzyskać spokój z księgowością?
Napisz do nas — sprawdzimy stan Twoich ksiąg i powiemy, jak wygląda przejście. Po ukraińsku, rosyjsku i polsku.
Prowadzisz JDG? Księgowość dla JDG
Masz spółkę? Pełna księgowość sp. z o.o.