Księgowość dla psychologa i psychoterapeuty — zwolnienie z VAT, kasa fiskalna, ryczałt
Psycholog i psychoterapeuta prowadzą najczęściej zwykłą JDG, ale z kilkoma własnymi sprawami: zwolnienie z VAT zależy od kwalifikacji i celu usługi, klienci prywatni oznaczają pytanie o kasę fiskalną, a reklama na Facebooku wymaga rejestracji do VAT-UE. Dla usług w zakresie opieki zdrowotnej stawka ryczałtu wynosi 14%. Prowadzimy księgowość takich działalności od 200 zł netto miesięcznie, po ukraińsku, rosyjsku i polsku, w całej Polsce online.
Czym różni się księgowość psychologa
Gabinet psychologiczny to najczęściej zwykła JDG — różnią się sytuacje, które w tej pracy zdarzają się prawie zawsze. Klienci są osobami prywatnymi, część płaci na miejscu, część przelewem za sesje online, obok terapii pojawiają się warsztaty albo szkolenia, a nowych klientów przyciąga reklama w Instagramie czy na Facebooku.
Sesje online prowadzone dla osoby prywatnej z innego kraju UE są rozliczane w Polsce — miejscem świadczenia jest siedziba usługodawcy (art. 28c ust. 1 ustawy o VAT). Kiedy księgowa zna te zasady z góry, nie trzeba niczego korygować po kilku miesiącach.
Typowe sytuacje w gabinecie i co robimy
Najczęstsze przypadki u psychologów i psychoterapeutów pracujących w gabinecie i online.
| Sytuacja | Co to oznacza | Co robimy |
|---|---|---|
| Sesje terapeutyczne | Zwolnione z VAT, jeśli służą zdrowiu i świadczy je psycholog albo psychoterapeuta z kwalifikacjami (art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT) | Wskazujemy podstawę zwolnienia na rachunkach i prowadzimy ewidencję |
| Coaching, warsztaty rozwojowe | Usługi bez celu zdrowotnego nie korzystają z tego zwolnienia; liczą się do limitu 240 000 zł rocznie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) | Ewidencjonujemy je osobno i pilnujemy limitu |
| Klienci płacą na miejscu | Kasa fiskalna nie jest wymagana, dopóki roczny obrót od osób prywatnych nie przekracza 20 000 zł | Pilnujemy limitu i mówimy wcześniej, kiedy kasa będzie potrzebna |
| Sesje online opłacane przelewem | Bez kasy także powyżej limitu, gdy cała zapłata wpływa na rachunek bankowy, a z ewidencji wynika, za jaką usługę | Sprawdzamy, czy płatności spełniają ten warunek |
| Reklama na Facebooku lub w Google | To import usług: przed pierwszym zakupem rejestracja do VAT-UE, potem VAT-9M i 23% VAT — także przy zwolnieniu (art. 28b i art. 97 ust. 3 ustawy o VAT) | Składamy VAT-R, co miesiąc liczymy VAT-9M |
Stan prawny na 5 października 2026 r. Jak to wygląda w Twoim gabinecie, zależy od kwalifikacji, rodzaju usług i formy opodatkowania.
Zwolnienie z VAT: kwalifikacje i cel usługi
Usługi psychologa i psychoterapeuty mogą być zwolnione z VAT bez względu na obroty — ale tylko gdy spełnione są dwa warunki. Pierwszy: usługę świadczy psycholog (art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. d ustawy o VAT) albo psychoterapeuta z udokumentowanymi kwalifikacjami jako zawód medyczny (lit. c). Drugi: usługa służy profilaktyce, zachowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia.
Coaching czy rozwój osobisty tego zwolnienia nie mają, nawet gdy prowadzi je psycholog. Zawód psychologa reguluje nowa ustawa z 23 stycznia 2026 r.; większość jej przepisów stosuje się od 19 maja 2028 r. Dlatego rodzaj usług ustalamy jeszcze przed pierwszym rachunkiem.
Co obejmuje obsługa
W ramach miesięcznej opłaty:
- prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt) albo KPiR;
- deklaracje do urzędu skarbowego i pilnowanie terminów ZUS;
- pilnowanie limitu zwolnienia z kasy fiskalnej i limitu VAT;
- VAT-9M przy reklamie kupowanej od zagranicznych platform;
- dostęp do programu do wystawiania faktur i rachunków;
- stała księgowa, która zna Twoją firmę i odpowiada po ukraińsku, rosyjsku lub polsku.
Rejestracja do VAT-UE (VAT-R) to usługa jednorazowa — 150 zł netto.
Ile to kosztuje
Cena zależy od liczby dokumentów w miesiącu i od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT. Liczbę dokumentów w Twoim gabinecie ustalamy na pierwszej rozmowie.
| Dokumentów w miesiącu | Bez VAT | Z VAT |
|---|---|---|
| do 5 | 200 zł netto | 250 zł netto |
| do 15 | 280 zł netto | 350 zł netto |
| do 25 | 340 zł netto | 390 zł netto |
Dokument to np. faktura, rachunek albo transakcja bankowa. Pomoc w założeniu JDG — 0 zł przy umowie na obsługę na min. 12 miesięcy. Pełny cennik →
Jak zaczynamy współpracę
Rozmowa
Mówisz, jakie masz kwalifikacje, jakie usługi prowadzisz, czy pracujesz w gabinecie czy online i jak płacą klienci. Od razu mówimy, czego potrzebujesz — np. czy kasa albo VAT-UE są wymagane.
Umowa i dostęp
Umowę podpisujesz online profilem zaufanym, dostajesz dostęp do programu do faktur i kontakt do swojej księgowej.
Rejestracje
Jeśli trzeba — pomagamy założyć JDG i zgłaszamy VAT-UE, zanim kupisz pierwszą reklamę na Facebooku albo w Google.
Comiesięczne rozliczenia
Przesyłasz dokumenty elektronicznie, my liczymy podatek i ZUS i przypominamy o terminach.
Pytania o księgowość psychologa
Czy usługi psychologa są zwolnione z VAT?+
Tak, jeśli usługa służy zdrowiu (profilaktyce, zachowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia) i świadczy ją psycholog (art. 43 ust. 1 pkt 19 lit. d ustawy o VAT) albo psychoterapeuta z udokumentowanymi kwalifikacjami (lit. c). To zwolnienie nie zależy od obrotów. Coaching i rozwój osobisty z niego nie korzystają.
Jaka stawka ryczałtu dotyczy psychologa?+
Dla usług w zakresie opieki zdrowotnej — 14% (art. 12 ust. 1 pkt 2a lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Szkolenia czy webinary mogą mieć inną stawkę, dlatego ustalamy ją według usług, które faktycznie świadczysz.
Czy psycholog musi mieć kasę fiskalną?+
Nie od razu. Zwolnienie działa, dopóki roczny obrót od osób prywatnych nie przekracza 20 000 zł. Powyżej tego limitu kasa nie jest potrzebna dla usług, za które cała zapłata wpływa na rachunek bankowy, a z ewidencji wynika, czego dotyczy (rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r.). Pilnujemy obu warunków.
Ile kosztuje księgowość dla psychologa?+
Od 200 zł netto miesięcznie przy działalności bez VAT i do 5 dokumentów w miesiącu; z VAT — od 250 zł netto. Dokładną cenę podajemy po rozmowie o liczbie klientów i sposobie płatności.
Jestem z Ukrainy. Czy mogę założyć JDG bez karty pobytu?+
Tak, jeśli masz PESEL ze statusem UKR — ochrona czasowa pozwala prowadzić JDG do 4 marca 2027 r. Pomoc w założeniu JDG kosztuje 0 zł przy umowie na obsługę na min. 12 miesięcy.
Muszę przychodzić do biura?+
Nie. Pracujemy online z klientami z całej Polski — dokumenty przesyłasz elektronicznie, umowę podpisujesz zdalnie profilem zaufanym. Biuro mamy w Rzeszowie, jeśli wolisz spotkać się na miejscu.
W jakim języku się kontaktujemy?+
Po ukraińsku, rosyjsku albo polsku — jak Ci wygodniej. Twoja księgowa odpowiada w tym samym języku.
Wycena jest bezpłatna
Napisz, jak pracujesz — powiemy, ile będzie kosztować obsługa i co trzeba załatwić na start.
Informacje zweryfikowane: 5 października 2026 r. Źródła:Ustawa o podatku od towarów i usług — art. 43 ust. 1 pkt 19, art. 28b, art. 28c, art. 97, art. 113 · Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym — art. 12 (stawki ryczałtu) · Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących · Ustawa z 23 stycznia 2026 r. o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów