Księgowość dla branży sportowej — trenerzy, instruktorzy, kluby
Trener, instruktor czy mały klub mają inne sprawy niż typowa JDG: klienci prywatni płacą za treningi i karnety, stawka ryczałtu zależy od tego, czy uczysz, czy udostępniasz salę, a przy płatnościach od osób prywatnych dochodzi pytanie o kasę fiskalną. Zajęcia o charakterze nauki mogą być opodatkowane ryczałtem 8,5%, usługi z zakresu sportu i rekreacji — 15%. Prowadzimy księgowość takich działalności od 200 zł netto miesięcznie, po ukraińsku, rosyjsku i polsku, w całej Polsce online.
Czym różni się księgowość w sporcie
Sama działalność jest zwykłą JDG albo spółką — różnią się sytuacje, które w sporcie zdarzają się prawie zawsze. Treningi personalne dla osób prywatnych, zajęcia grupowe, karnety, wynajem sali, kontrakt z klubem rozliczany fakturą.
Każda z tych rzeczy ma swoje zasady w podatkach, w VAT i przy kasie fiskalnej. Kiedy księgowa zna je z góry, stawka ryczałtu jest ustalona przed pierwszym przychodem, a o kasie wiesz, zanim stanie się obowiązkowa.
Typowe sytuacje w sporcie i co robimy
Najczęstsze przypadki u trenerów personalnych, instruktorów fitness i jogi, trenerów sekcji i małych klubów.
| Sytuacja | Co to oznacza | Co robimy |
|---|---|---|
| Trening personalny, zajęcia jogi lub fitness, nauka techniki | Usługi z PKWiU 85.51.10.0 mogą być opodatkowane ryczałtem 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy o ryczałcie) | Ustalamy kod PKWiU i stawkę według faktycznie świadczonych usług |
| Siłownia, klub, wynajem sali lub kortu | Usługi z PKWiU dział 93 — ryczałt 15% (art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. z); wstęp i karnety — VAT 8% (załącznik nr 3 do ustawy o VAT, poz. 55 i 68) | Rozdzielamy przychody według stawek ryczałtu i VAT |
| Klienci prywatni płacą za treningi | Kasa fiskalna jest potrzebna po przekroczeniu 20 000 zł sprzedaży dla osób prywatnych w roku — chyba że cała zapłata przychodzi na konto z opisem usługi | Pilnujemy limitu i mówimy z wyprzedzeniem, kiedy kasa będzie potrzebna |
| Kontrakt z klubem lub firmą rozliczany fakturą | Sprzedaż dla firmy nie wlicza się do limitu kasy fiskalnej | Ewidencjonujemy faktury, liczymy podatek i ZUS |
| Sprzedaż przekracza 240 000 zł w roku | Kończy się zwolnienie podmiotowe z VAT (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, limit od 2026 r.) | Składamy VAT-R i przechodzimy na rozliczenia VAT |
Stan prawny na 5 października 2026 r. Jak to wygląda w Twojej firmie, zależy od formy opodatkowania i rodzaju usług.
Ryczałt w sporcie: 8,5% czy 15%
O stawce decyduje to, co faktycznie robisz, a nie nazwa „trener”. Zajęcia, w których uczysz techniki, obserwujesz i poprawiasz ćwiczącego (PKWiU 85.51.10.0 — pozaszkolne formy edukacji sportowej oraz zajęcia sportowe i rekreacyjne), mieszczą się w usługach edukacyjnych: ryczałt 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).
Usługi związane ze sportem i rekreacją z działu 93 PKWiU — np. prowadzenie siłowni, udostępnianie obiektu — to stawka 15% (art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. z). Jeśli masz oba rodzaje przychodów, ewidencja musi je rozdzielać. Stawkę ustalamy według Twoich usług jeszcze przed pierwszym przychodem.
Co obejmuje obsługa
W ramach miesięcznej opłaty:
- prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt) albo KPiR;
- deklaracje do urzędu skarbowego i pilnowanie terminów ZUS;
- rozdzielanie przychodów według stawek ryczałtu i VAT;
- pilnowanie limitu sprzedaży dla osób prywatnych przy kasie fiskalnej;
- dostęp do programu do wystawiania faktur;
- stała księgowa, która zna Twoją firmę i odpowiada po ukraińsku, rosyjsku lub polsku.
Rejestracja do VAT (VAT-R) to usługa jednorazowa — 150 zł netto.
Ile to kosztuje
Cena zależy od liczby dokumentów w miesiącu i od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT. Trener, który dostaje zapłatę przelewem albo ma jeden-dwa kontrakty, zwykle mieści się w pierwszym lub drugim progu.
| Dokumentów w miesiącu | Bez VAT | Z VAT |
|---|---|---|
| do 5 | 200 zł netto | 250 zł netto |
| do 15 | 280 zł netto | 350 zł netto |
| do 25 | 340 zł netto | 390 zł netto |
Dokument to np. faktura, transakcja bankowa albo raport z kasy fiskalnej. Pomoc w założeniu JDG — 0 zł przy umowie na obsługę na min. 12 miesięcy. Pełny cennik →
Jak zaczynamy współpracę
Rozmowa
Mówisz, jakie zajęcia prowadzisz, kto płaci — osoby prywatne czy klub — i w jakiej formie. Od razu mówimy, czego potrzebujesz — np. czy grozi Ci obowiązek kasy fiskalnej.
Umowa i dostęp
Umowę podpisujesz online profilem zaufanym, dostajesz dostęp do programu do faktur i kontakt do swojej księgowej.
Rejestracje
Jeśli trzeba — pomagamy założyć JDG i ustalamy stawkę ryczałtu, zanim pojawi się pierwszy przychód.
Comiesięczne rozliczenia
Przesyłasz dokumenty elektronicznie, my liczymy podatek i ZUS i przypominamy o terminach.
Pytania o księgowość w sporcie
Jaka stawka ryczałtu dotyczy trenera personalnego?+
Zależy od charakteru usługi. Zajęcia, w których uczysz i poprawiasz technikę (PKWiU 85.51.10.0), to usługi edukacyjne — ryczałt 8,5% (art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. c ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Usługi z działu 93 PKWiU, np. prowadzenie siłowni czy udostępnianie obiektu, to 15% (art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. z). Stawkę ustalamy według usług, które faktycznie świadczysz.
Czy trener musi mieć kasę fiskalną?+
Nie od pierwszego dnia. Zwolnienie przysługuje, dopóki sprzedaż dla osób prywatnych nie przekroczy 20 000 zł w roku (w pierwszym roku — proporcjonalnie), a także wtedy, gdy cała zapłata przychodzi na rachunek bankowy i z opisu wynika, za jaką usługę. Tak stanowi rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r., obowiązujące do końca 2027 r. Pilnujemy tego limitu za Ciebie.
Jaki VAT jest na karnety i treningi?+
Wstęp na obiekt sportowy, karnet na siłownię czy zajęcia grupowe mogą mieć stawkę 8% (załącznik nr 3 do ustawy o VAT, poz. 55 i 68). Trening personalny jest odrębną usługą — u czynnego podatnika VAT co do zasady 23%. Jeśli sprzedaż nie przekracza 240 000 zł w roku, możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1).
Ile kosztuje księgowość dla trenera?+
Od 200 zł netto miesięcznie przy działalności bez VAT i do 5 dokumentów w miesiącu; z VAT — od 250 zł netto. Trener, który dostaje zapłatę przelewem albo ma jeden-dwa kontrakty, zwykle mieści się w pierwszym lub drugim progu.
Jestem z Ukrainy. Czy mogę założyć JDG bez karty pobytu?+
Tak, jeśli masz PESEL ze statusem UKR — ochrona czasowa pozwala prowadzić JDG do 4 marca 2027 r. Pomoc w założeniu JDG kosztuje 0 zł przy umowie na obsługę na min. 12 miesięcy.
Muszę przychodzić do biura?+
Nie. Pracujemy online z klientami z całej Polski — dokumenty przesyłasz elektronicznie, umowę podpisujesz zdalnie profilem zaufanym. Biuro mamy w Rzeszowie, jeśli wolisz spotkać się na miejscu.
W jakim języku się kontaktujemy?+
Po ukraińsku, rosyjsku albo polsku — jak Ci wygodniej. Twoja księgowa odpowiada w tym samym języku.
Wycena jest bezpłatna
Napisz, jak pracujesz — powiemy, ile będzie kosztować obsługa i co trzeba załatwić na start.
Informacje zweryfikowane: 5 października 2026 r. Źródła:Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym — art. 12 (stawki ryczałtu) · Ustawa o podatku od towarów i usług — art. 113 i załącznik nr 3 · Rozporządzenie MF z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących